Gun jezelf de meest complete oplossing op het gebied van debiteurenbeheer. Reflex Booking herinnert je gasten automatisch aan openstaande huurnota’s. Hierdoor bespaar je veel tijd en krijg je gemiddeld 30% sneller betaald! Stroomlijn je de facturatie en debiteurenbeheer door te automatiseren waar het kan en persoonlijke focus aan te brengen waar dat moet.

Hoe en wanneer stuur je een betalingsherinnering naar je klant?

Wanneer je als verhuurder een accommodatie e/o campingplaats verhuurt, vermeld je op de huurnota of in de algemene voorwaarden de betaaltermijn. Hiermee geef je aan wanneer je klant de huurnota uiterlijk dient te betalen. Toch komt het in de praktijk regelmatig voor dat een betaling niet binnen deze betaaltermijn wordt voldaan. Om alsnog zo snel mogelijk dit geld te ontvangen, is het aan te raden om een uitnodiging tot betaling te versturen.

Wat is een uitnodiging tot betaling?

Een uitnodiging tot betaling is een schriftelijke herinnering aan je gast waarmee je hem op vriendelijke toon laat weten dat hij de huurnota nog niet betaald heeft. Ook verzoek je je gast hiermee om het openstaande huurbedrag alsnog te voldoen binnen een bepaalde termijn.

Wat is het verschil tussen een uitnodiging tot betaling en een betalingsherinnering of aanmaning?
Soms gebeurt het dat een gast na het verstrijken van de betaaltermijn nog niet heeft betaald. De vervolgstap is dan om een herinnering of aanmaning te versturen – ook wel een tweede betalingsherinnering of sommatie genoemd.

Het verschil tussen een uitnodiging tot betaling en een betalingsherinnering e/o aanmaning is de toon. Bij een uitnodiging tot betalen is de toon vriendelijk. Je weet immers niet wat de reden is dat de klant nog niet heeft betaald en een foutje kan natuurlijk gebeuren. Bij een betalingsherinnering of aanmaning is de toon een stuk strenger en sommeer je je klant om te betalen. Ons advies is dan ook om de gast altijd eerst een uitnodiging tot betalen te sturen in plaats van een betalingsherinnering of aanmaning. Een reminder tot betalen is meer servicegericht!

Hoe stuur je automatische e-mail – Uitnodiging tot betalen?

Na activatie van de module kun je bij de mailinstelling zelf een mail template aanmaken. Na het aanmaken van de template kun je onder instellingen de spelregels configureren:

– Wanneer moet de mail automatisch worden verstuurd? Je kunt hier aangeven hoeveel dagen voor de vervaldatum. Dit geldt voor een eenmalige betaling, aanbetaling en restbetaling;
– Geef aan of de mail altijd verstuurd moet worden of alleen als het openstaande huurbedrag hoger is dan een bepaald bedrag;
– Informeer optioneel huiseigenaren e/o touroperators